Une bonne organisation commence par un bon classement des données

On a toutes connu ça: les fichiers répartis un peu partout dans l’ordi. Une facture importante téléchargée et restée ad vitam dans le Dossier Téléchargements. Des documents qu’on croit avoir rangés mais qu’on ne retrouve plus, même pas avec la fonction Recherche parce que le nom du fichier était aléatoire. Bref, les fichiers c’est l’enfer !

Et même si on peut se dire qu’on a la chance que le bordel ne soit plus physique et donc pas visible, comme au bon vieux temps où les paperasses s’accumulaient sans fin sur le bureau, sous le bureau, voire sur toutes les surfaces planes disponibles autour de l’espace de travail; il n’en reste pas moins qu’au fond de toi tu le sais… c’est le bazar dans les fichiers et un de ces jours il faudrait peut être s’y mettre sérieusement. Et le clutter intérieur est aussi néfaste que le clutter extérieur.

Et tu sais pas quoi ? Chez les clients, c’est souvent pareil. Quand un entrepreneur décide de déléguer à une assistante virtuelle, il/elle attend souvent que celle-ci puisse lui donner des clés pour mieux s’organiser au quotidien. En effet, ça permet d’améliorer la productivité mais aussi l’efficacité du travail en équipe.

Plus d’excuse pour procrastiner cet aspect de ton business, je te donne des petits pas simples à mettre en place pour que ce problème soit réglé une bonne fois pour toute. Tu peux aussi utiliser ces astuces pour mettre en place un plan de classement pour tes clients.

Le Plan de Classement

Je te propose de commencer par créer une arborescence de dossiers, qui sera la base de ton Plan de Classement.

1 Général ou Administratif

Ben oui, c’est la base ! Dans cette catégorie tu pourras classer:

• les documents relatifs à la créations de l’entreprise, statuts juridiques
• les conditions générales de vente, politique de confidentialité
• les documents relatifs aux suivi des charges: assurance chômage, sécu, retraite
• polices d’assurance
• impôts etc
• demandes de financement

2 Comptabilité

Les deux premières catégories sont vraiment indispensables car elles contiennent des documents très importants. Dans le cas de la comptabilité il y a même une obligation légale de conserver les documents, entre 5 et 10 ans (voir les délais précis ici).

Si tu fais ta compta toi même tu t’es sûrement déjà posé le casse-tête de savoir comment classer les informations comptables. Si tu fais appel à un comptable celui/celle-ci peut recommander une certaine classification des documents.

Voici ce que je propose:

2.1 Général

Range ici les informations relatives au(x) compte(s) bancaire(s) et aux modes de paiements (compte Paypal, Stripe…)

2.2 Recettes:

• Modèles de devis/facture pour chaque type de service
• Devis: classement par année
• Factures: classement par année

2.3 Dépenses:

• Toutes les factures classées par année et éventuellement par mode de paiement
• Fournisseurs: les devis et contrats

3 Communication

Un gros morceau ! La communication est centrale aujourd’hui dans l’activité et donc il y a beaucoup de choses à réunir. On crée tout d’abord une catégorie ‘Général’ pour retrouver la charte graphique, les codes couleurs, polices, moodboard etc qui font la base de l’identité visuelle, on peut aussi l’appeler Branding. Ensuite on procède selon les différents canaux que tu as choisi: site web, Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest, Twitter …

Pour le site web, je conseille d’avoir un sous-dossier avec les informations relatives à l’hébergement, les options, les contacts SAV etc, ainsi que les outils que tu as achetés (plug-ins, thèmes…). Par ailleurs tu peux définir ce dossier comme réceptacle des sauvegardes automatiques (comment ça, tu n’as pas de sauvegardes automatiques!).

Pour chaque média, garde les visuels que tu as créés spécifiquement.

Comme tu es très organisé.e tu as aussi un dossier Stratégie avec tes plans de communication et les relevés de tes statistiques d’engagement et de conversion. (si si!)

Garde aussi les images que tu achètes de côté dans un dossier à part.

4 Services et 5 Clients

L’important à dissocier dans ces catégories c’est que le premier Dossier, “Services”, va engranger les informations fixes et stables concernant tes services, c’est-à-dire les modèles de contrats, de fiches de suivi, de présentation pour webinaires ou ateliers, ainsi que les documents finis que tu transmets à tes clients.

Tandis que le Dossier Clients va te permettre de ranger toutes les informations sur un client et son propre suivi, ses données, ce que tu produis pour lui etc.

6 Développement perso/Formations/Coaching

Il s’agit de ranger ici tous les documents que tu récupères à droite à gauche pour te former, ou les documents relatifs à un coaching que tu suis par exemple.

Les astuces pour garder le cap

Pour terminer je voulais te donner des astuces pour que tes données bien rangées le restent et pour longtemps!⁣

Premier point primordial:

Ne jamais attendre avant de classer un document, le ranger immédiatement après l’avoir créé ou téléchargé.⁣

Deuxième point:

Afin de pouvoir retrouver les documents il ne suffit pas qu’ils soient au bon endroit il faut aussi les nommer correctement.

Définis une convention de nommage (mais non ce n’est pas un terme barbare) et sois constante. Tu verras que ça change la vie. Tu retrouves tes fichiers en un clin d’oeil, ou au pire tu as plusieurs éléments qui peuvent permettre de les retrouver avec la fonction  Recherche.⁣

Je te propose une trame type: ⁣ Date(AAAAMMJJ)-Source-Titre-type.pdf⁣

ex: 20190215-ClientBidule-ProjetMachin-FicheSuivi.doc⁣

20180527-SuperCoach-DevenirMillionaire-Formation.pdf⁣

20190107-ClientTruc-Janvier19-Facture.pdf⁣

Dans le cas des documents que tu télécharges dans le cadre de formation, pense bien à les sauvegarder en mettant dans le titre du document les mots clés qui te permettront de les retrouver facilement : l’auteur, le thème etc

Last but not least,

Si tu es amenée à partager ton cloud avec des collaborateurs ou des clients, je te recommande vivement d’avoir, à la racine, un document récapitulant l’arborescence des dossiers afin qu’ils ne perdent pas de temps à chercher des informations.⁣