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Les Process à proposer à tes clients

Les webentrepreneurs sont des autoentrepreneurs qui ont commencé leur business comme toi, tout.e seul.e. Et au moment où ils commencent à vouloir déléguer, le besoin de structure devient indispensable.

Pour cela, iel a besoin de mettre en place des process, des procédures fixes, pour garantir d’une part que les tâches seront réalisées selon ses attentes, et d’autre part pour gagner en efficacité.

Si tu vois que ton client n’a pas encore de process ou d’organisation en place, lui proposer de créer ces outils est un bon moyen pour toi de montrer la valeur ajoutée de votre collaboration sur le long terme, et d’entamer une évolution vers plus de responsabilités.

Si ton client a déjà des systèmes et process en place, iel te demandera peut-être d’en créer de nouveaux en documentant tes tâches, ou de lui donner un feedback pour éventuellement améliorer ses sytèmes.

Les process, c’est une demande récurrente des clients webentrepreneurs, et donc je voulais te montrer pourquoi et comment créer des process, et te donner des exemples de process à proposer à ton client.

Pourquoi avoir des Process ?

Quand une entreprise grandit, c’est indispensable d’y apporter plus de structure.

Indispensable en effet, d’avoir ses documents à une place précise, pour que les membres de l’équipe puissent retrouver les informations dont ils ont besoin facilement.

Indispensable aussi, de mettre à plat de manière détaillée les étapes à suivre pour réaliser une tâche, ainsi que tous les éléments nécessaires.

Les avantages :

  • quand on a un nouveau membre d’équipe ou que la personne en charge de la tâche est absente, la procédure permet de transmettre rapidement toutes les informations nécessaires à la réalisation de la tâche
  • on s’assure que la tâche est réalisée exactement selon les attentes du client
  • on gagne en efficacité

Comment faire un process

Le process doit contenir:

  • les liens vers les outils et les identifiants à utiliser pour s’y connecter
  • les liens vers les documents nécessaires à la réalisation de la tâche, et les liens vers les dossiers où les documents créés doivent être rangés à la fin
  • quand et à quelle récurrence la tâche doit être effectuée
  • les étapes détaillées le plus précisément possible

La forme que peut prendre une procédure :

  • un simple document Word avec une description en texte et éventuellement des copies d’écran des différentes étapes à effectuer
Exemple de process sur Word avec copies d’écran

  • une vidéo en capture d’écran
  • une checklist dans un outil de gestion de projet type Asana ou Trello : on va alors créer un modèle pour une tâche avec toutes les étapes, et créer des copies pour chaque occurence, en y ajoutant la ou les personne(s) responsable(s) et la date de réalisation
Exemple de process sur Asana

Les Process indispensables

Dans les business en ligne il y a plusieurs tâches qui sont récurrentes et pour lesquelles il est nécessaire d’établir un process.

Je te fais ci-dessous une liste non exhaustive des process que tu peux proposer de créer ou d’optimiser pour tes clients :

Blog : Ajout d’un article, Mise à jour des extensions, Réponses aux commentaires, Sauvegardes….

Youtube : Ajout d’une vidéo, Réponses aux commentaires, Suivi des statistiques

Podcast : Mise en ligne d’un épisode et partage

Réseaux Sociaux : Créations des visuels, Programmation, Animation de communauté

Suivi Client / Service Après Vente : Contractualisation d’un nouveau client et suivi de prestation, Réponses aux questions récurrentes

Comptabilité : Report des entrées et dépenses, Archivages des factures

Recrutement et Onboarding d’un nouveau membre d’équipe

Suivi des indicateurs / statistiques

Organisation d’événement ou de réunions internes

Une fois les process créés il faut qu’il soit bien rangé et que les membres de l’équipe puissent y avoir accès facilement.

Comme tu vois tout peut être documenté dans une entreprise ! Ton rôle d’assistante est d’aider ton client à avoir des systèmes efficaces et bien organisés. Il te sera reconnaissant d’apporter de la structure à son activité en lui suggérant de créer des process.

En créant des process pour tes clients, tu montres vraiment la valeur à long terme de votre collaboration et tu deviens un élément indispensable ! C’est un premier pas vers plus de responsabilités !

Tu te demandes comment trouver des clients ?

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« Il est possible de recevoir de nombreux guides sur Internet, mais je trouve qu’ils n’ont pas de contenu. Celui-ci par contre est extrêmement complet et plein d’astuces, que je ne connaissais pas. Un grand merci pour ton partage. » Vanessa