Tu connais certainement ça : tu commences ta semaine avec plein d’idées en tête pour ton business et arrivé vendredi tu n’as fait que bosser pour tes clients.
Ou encore tu passes tes journées à t’emmêler les pinceaux entre tes clients, parce que tu reçois des notifications de l’un quand tu es occupé pour l’autre etc
Souvent quand on travaille pour soi, qu’on a plusieurs clients, voire même plusieurs activités différentes, c’est difficile de ne pas s’éparpiller et d’être vraiment productif. De surcroît quand on est bien au chaud chez soi à la maison.
Je te propose une méthode simple pour pallier à ce problème : la semaine idéale. Depuis que je l’applique je me sens beaucoup plus productive. Je m’éparpille moins. J’arrive à remplir mes objectifs pour mes clients mais aussi pour mon business.
C’est un outil qui est très pratique quand on a tendance à s’éparpiller et à se laisser décourager par la masse des choses à faire.
Tu vois quand Mary Poppins range la chambre des enfants ? Ca fait pareil dans ta tête.
L’idée est simple : poser à plat son temps disponible et caler des périodes de temps réservées à certaines activités. C’est le concept de la semaine idéale.
C’est super pour organiser son boulot mais aussi sa vie perso. Hop je t’explique.
N’oublions pas la base pour bien travailler à la maison :
délimiter son temps et son espace de travail !
1. Fais l’état des lieux
Tout d’abord il faut commencer par délimiter ton temps. En tout premier, note tes heures éveillées. Attention ça peut donner le vertige de se rendre compte qu’on est opérationnelle en général plus de QUINZE heures par jour !!!
Sérieux la première fois que j’ai fait ce calcul je me suis dit “bon sang mais qu’est-ce que je fais de mes journées !! Comment ça se fait que j’ai pas encore inventé la télétransportation ?!” XD
Grise les heures où tu n’es pas disponible toutes les semaines (emmener les enfants à l’école, le cours de Zumba, les repas, etc).
En général, ça aide déjà d’avoir cette première vision d’ensemble de tout le temps qu’on a vraiment à sa disposition, et ça donne vraiment envie de l’utiliser mieux. Tu ne trouves pas ?
2. Catégorise et sous-catégorise
Sur les heures disponibles, répartis celles que tu vas consacrer à ton travail, et celle qui sont réservées à ta sphère perso. Affine en faisant des catégories.
Je te propose des catégories pour tes activités “Business”, qui sont incontournables pour tous les entrepreneurs, et donc pour les assistantes aussi :
- Travail Client : bloque le temps nécessaire comme prévu pour chacun de tes clients, pour certains c’est un nombre d’heures par jour, pour d’autres un nombre d’heures par semaine. Si certaines tâches doivent être effectuées à des heures/jours précis, spécifie que ces plages horaires sont réservées à tel ou tel client. Au début de chaque semaine tu pourras ensuite caser les tâches “flottantes” dans les encarts restants.
- Appels : si tu le peux, réserve des plages spécifiques pour les réunions, rendez-vous et communications en direct. Ça permet de faciliter la planification si tu proposes des créneaux fixes à tes clients/prospects. Choisis un moment où tu es sûre d’être au calme. En début de semaine, vois les rendez vous pris, et libère le reste pour d’autres activités.
- Communication, Marketing, Prospection: regroupe ici tes activités commerciales, vers l’extérieur, telles que ton activité sur les réseaux sociaux, la préparation de tes contenus à mettre en ligne, la maintenance de ton site web, le suivi de ta prospection etc
- Admin et Compta: impossible d’y couper, bloque un peu de temps par semaine pour ne pas être débordée quand ce sera déjà trop tard ! Fais tes factures/devis, reporte tes entrées et tes dépenses, révise tes process et tes modèles de documents, etc
- Formation et nouveaux projets : réserve toujours un peu de temps pour te former et développer tes compétences. Idéalement ne choisis pas le moment où tu es le plus crevée ! Tu dois être au top quand il s’agit de ton développement. Garde les tâches rébarbatives et répétitives pour les moments de la journée où tu es en mode low et occupe toi de tes projets quand tu es bien fraîche. Parce que tu le vaux bien.
Forcément selon ton activité les catégories seront réparties différemment. Tu peux aussi intégrer des sous catégories pour avoir plus de finesse dans le planning.
3. Modélise
Je te conseille de faire un modèle de ta semaine idéale sur un tableur.
Ne t’embête surtout pas à faire un tableau ad hoc sur Excel.
Tu peux utiliser un modèle sur GoogleSheet qui est très pratique. Va sur le Drive, +Nouveau, Sheet -> “A partir d’un modèle”, et cherche “Planning”. Il existe en semaine de 5 ou 7 jours. Tu ajoutes juste les lignes pour les heures selon comment tu veux découper ta journée.
Bien sûr que tu peux le faire sur papier si tu veux.
Maintenant répartis tes catégories dans le planning en utilisant des couleurs différentes.
Pense à tenir compte de tes niveaux d’énergie pendant la journée pour placer les catégories à l’endroit le plus adapté.
N’oublie pas d’intercaler des pauses et des sessions d’activités physiques pour te dégourdir un peu les jambes et le cerveau !
TADA !! Imprime et encadre ta belle semaine idéale sur ton bureau.
4. Utilise
Et maintenant je fais quoi, me dis-tu ?
L’intérêt de cette semaine idéale c’est que tu as déjà réparti et priorisé tous les aspects de ton business. Plus rien ne passe à la trappe. Tu n’as plus d’excuse pour ne pas te former ou gérer ton admin.
Dorénavant quand tu te poses à ton bureau, tu n’as plus à te demander “je commence par quoi maintenant?” – Tu regardes dans quelle catégorie tu te situe et tu te mets au boulot sans te poser de questions.
Personnellement j’ai un carnet que j’utilise en parallèle. En début de semaine, je vois les objectifs pour chaque catégorie et chaque client. Je note mes rendez vous. Je pose les projets flottants dans les plages disponibles.
Du coup je ne passe pas mes journées à me dire “il ne faut pas que j’oublie de faire ce truc pour unetelle, et où est-ce que je vais caser cet autre projet ?!” Non, tout est défini et je démarre ma semaine sereinement, en sachant que tout pourra être fait en temps et en heure.
Tu peux aussi garder ce modèle dans GSheet, et le copier chaque semaine pour y noter tes objectifs, rendez-vous et tâches de la semaine. Ou bien tu peux intégrer tes catégories dans ton calendrier et recevoir des notifications.
Allez c’est parti! nan parce qu’on n’est pas là pour perdre du temps! ;P
Essaye, tu m’en diras des nouvelles ! Poste une photo de ta semaine idéale en commentaire ici ou dans le groupe !
PS: Si tu veux aller encore plus loin en terme d’organisation je te recommande la formation d’Aline de theBboost et tout son contenu en général qui est toujours plein de bonnes astuces. 😉
