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Semaine type d’une assistante virtuelle

Ca te dit de savoir c’est quoi le quotidien d’une assistante virtuelle ?

Cette semaine je me suis dit que j’allais te raconter un peu ma life. Pour que tu te fasses une idée.

Comme j’ai parfois la mémoire courte ce que je vais faire c’est d’abord retourner sur Toggl. C’est un outil en ligne qui te permet de minuter toutes tes heures de travail précisément. 

C’est précieux pour savoir à quoi tu passes ton temps, et donc si tu es rentable. Et si tu travailles à l’heure bien évidemment ça te permet de donner à tes clients un rapport exact des heures que tu as effectuées.

Bref un must.

Ma semaine a été vraiment typique. J’ai travaillé 15 heures pour 6 clientes différentes et j’ai touché à tous les aspects d’un business en ligne :

– du service client 

pour une cliente qui fait du coaching santé, il s’agit de préparer des mails et des documents qui sont envoyés tout au long de l’accompagnement. J’ai découvert plein d’outils, qui permettent de transformer des GForms en PDF et de planifier des emails automatiques, et paramétré tout ça pour elle

– du service après-vente 

pour une cliente qui organise un congrès virtuel une fois par ans, je gère les mails des personnes qui ont des paiements en attente, qui ont perdu leurs accès ou qui ont besoin d’aide sur la plateforme

– du suivi des partenariats 

exporter le montant des commissions à régler, faire un appel de facturation et pointer les factures reçues/payées, puis reporter dans la plateforme

– du support administratif 

exporter les ventes effectuées sur la plateforme pour les classer par pays en vue de la déclaration de TVA, récupérer toutes les factures dans les divers outils en ligne et les archiver

– de la programmation sur les réseaux sociaux –

recyclage de contenus, création de posts sur Canva, planification sur divers outils : Planoly, Later, ZohoSocial, RecurPost …

– du support technique –

divers bidouillages sur des formulaires d’inscription et des formulaires de paiement sur LearnyBox, Systeme.io ainsi que sur des autorépondeurs notamment Active Campaign et Sendinblue, des mises à jour sur WordPress

– de la planification –

préparation d’un rétroplanning en vue de lancer une formation en ligne début décembre : il faut prévoir tous les éléments à préparer dans les moindres détails (l’inscription, les paiements, les CGV, la com, etc etc!!)

– de la mise en place de produits digitaux –

faire un suivi du contenu d’une formation en ligne et tout installer dans la plateforme

– LAST BUT NOT LEAST : du conseil 

au bout d’un certain temps tu acquiers une expérience du domaine, et aussi une bonne connaissance de l’activité de ton client, et tu es dans une posture vraiment de sparring partner, tu peux le motiver, le conseiller, lui proposer des idées.

J’ai adoré ma semaine et j’adore ce taf. D’être polyvalente, d’être utile voire indispensable, d’être partout dans les coulisses, le kif.

Est-ce que ça te rappelle quelque chose ? ou est-ce que ça te donne envie ?

Les business en ligne fourmillent de plus en plus et j’ai à coeur de t’aider à développer des compétences pour pouvoir à ton tour être en confiance avec cette clientèle. S’il y a des aspects qui te semblent flous ou qui te font carrément flipper, n’hésite pas à m’en faire part.